ストック情報の管理「封筒＆ダブルインデックス」

　先日述べたとおり、組織人としては、フローとストックは別に管理するしかないと考えています。フローは基本的にクリアホルダーで管理しているところ、ストック情報をどのように管理するか。

　まあ、組織的なストック情報の管理は組織にお任せするとして、個人的なストック情報の管理には、私は封筒によるダブルインデックス方式を使っています。

　封筒の表面に、メインのカテゴリとサブカテゴリ、2つのインデックスを記載し、日付と文書名を書いて、書類を突っ込み、横向きに立てて、五十音順に引き出しの中に並べています。

　分類することに批判的な意見もありますが、私の場合は自分が扱っている業務の範囲が比較的狭いこと、ほとんどの資料は組織の共用文書となるので、個人的に保管しておく必要がある書類が少ないこと（引き出し1個分で十分足りています）などから、インデックスを付けた方が管理し易いようです。

　どうしても分類しづらいものは、とりあえず封筒に入れずに投げ込んでおき、時間ができたときに再度評価するということもありますが。