現在のタスク・情報管理ツールとりあえずのまとめ

Think ToDo管理 W-ZERO3 EMONE

　最近、タスク管理や情報管理にいろいろなツールを使っています。それはそれで、一応、業務も問題なく回っていますし、それなりに満足もしています。しかし、いろいろなものを取り入れた結果、必ずしも体系的とは言えない状態になっていることは事実です。また、「一応、それなりに」満足している状況でしかなく、より良い仕事をするためには、もう一工夫必要なのではないかと感じています。

　そこで、一旦、現在の状況を棚卸しし、穴がないか、余剰がないかなどを検討してみたいと思います。
　書き出すことにより、全体を俯瞰し、システムが整理されればいいのですが。

　まずは、使っているツールをリストアップしてみると、こんな感じ。


■使っているツール

　何だか、いろいろ使ってますね(^^;
　続いて、それぞれどのように使っているかを確認。


■メモ用紙

　机にいるときに、何かメモする必要があれば、すべてこれを使います。電話応対、仕事の指示、アイデアメモなど。とにかく、何か書く必要があれば、まずはこのメモに書き込み、必要に応じて何かに転記しています。書き込む際は、日時を忘れずに書くようにしています。
　消耗品ということもあり、ミスプリ用紙の裏を、２つに裁断しA5サイズにして使っています。以前はさらにもう一度裁断し、A6サイズのメモとして使っていたのですが、書き込む欄が狭いのと、裁断するのが面倒になってしまい、A5サイズとしています。


■A5リングノート

　メモのうち、今後も使用する可能性があるもの、やり取りを記録として残しておいた方がいいと思われるものなどを、転記しています。管理は「超」メモ術の方法によって行っています。
　以前は、上のメモ用紙を使わず、すべてこのノートにメモすることから始めていました。電話のやり取りなどをすべて記録できるという点では便利だったのですが、あまりに不要な情報が多くなってしまうこと、ノートよりメモの方が、書く体勢を作るまでの時間が短いことから、現在のように重要なものだけをメモするようになりました（すべてのメモを残しておくというのも、捨てがたい選択肢ではあります）。
　現在のところ、リングノートである必要はないのですが、すべてのメモをノートに取っていたとき、開いたままにしておけるのが便利で購入したものが残っているので、そのまま使っています(^^;


■A6リングノート

　１日１ページとして、日々のタスクリストを書いて、机の上の写真立てに立てかけています。仕事に関するその日のタスクは、これを見ればすべてわかるようにしています。
　タスクリストを見えるようにしておくだけであれば、ノートでなくてもいいのですが、ある程度重さがある方が安定していることと、日々のタスクの履歴が残せるので、ノートを使っています。


■クリアホルダー

　作業中の書類を、仕事別に入れて、ブックスタンドに立てて保管しています。「今日使うもの」「明日以降使うもの」「処理済み」の３つに仕切り、整理しています。


■封筒

　後で使えるかもしれない資料を、角２封筒に入れて管理しています。管理方法は、ダブルインデックス方式です。


■RHODIA No.11

　黒いビニールカバーを付けて、ワイシャツのポケットに入れています。基本的には、手元に何もないときの緊急用メモとして使っています。何かに転記した時点で、メモは廃棄します。


■付箋

　ロディアのカバーの裏側に何枚か付けています。最も活用するのは、携帯電話で電話をしながらメモするときです。肩で携帯を挟んで、左手を空けてメモを持つということができないので、とにかくどこにでも貼り付けて、片手でメモできる付箋は、自分にとっては必要不可欠です。


■モールスキン・ジャーナル

　外の会議に出席する際の、メモ取り用です。状況によって、必ずしも机がある席に座れるとは限らないので、表紙が硬く、膝に乗せて書くことができるモールスキン・ジャーナルは便利です。


■「超」整理手帳

　A4文書の持ち運び用ツールです。紙で持ち運んだ方が便利な資料を挟んでいます。
　「超」整理手帳の一番の特徴である、蛇腹式スケジューラは使っていません。うちの部署では、全員の予定をまとめた予定表を作成しているため（単なるExcelファイルではありますが(^^;）、それを印刷して「超」整理手帳に挟んでおく方が効率的なので。


■アドエス

　予定管理の一部を任せています。使用ソフトは、SpbDiary＆PocketInformantです。
　部署全体の予定は紙に印刷して持っているので、アドエスには、自分に関する予定や、忘れてはならない予定を入れて管理しています。アラームをセットし、リマインダーとして使うのがもっぱらです。ToDoも入れていますが、作業タスクリストは別に紙のものがあるので、プライベートなタスクや、リマインダーをセットしたいタスクのみを入れています。
　また、PapeCaleを使って、簡単な日記を書いています。今まで日記は長続きしなかったのですが、アドエス＆PapeCaleで日記を付け始めたところ、何とか３ヶ月以上続けることができました。自分でも驚いています。


■EM・ONE

　Tomboを利用し、様々なメモを取っています。ブログ原稿もそうですし、単なる思いつきメモもこれにまとめています。


　以上、俯瞰してみると、いろいろ思うところもありますが、一番感じるのは、業務に関する情報とプライベートな情報が、別々のシステムで管理されているということです。家に仕事を持ち帰る必要がないので、これでも特段の問題はないのですが、おかげで１つの項目に２つ以上のツールを使っていることも事実。
　何とかもう少しうまく整理できるといいのですが。