クリアホルダーによるタスク管理の現状

 先日、書籍「クリアホルダー整理術」に対しだいぶ批判的なことを書いてしまったのを反省し、現在、自分がどのようにしてクリアホルダーを使っているかを晒してみます。

 クリアホルダーを使っているのは、現在進行中の仕事(フロー業務)の管理です。基本的に1仕事=1クリアホルダーとして、その仕事に関連する書類を1つのクリアホルダーに突っ込んでいます。私の仕事では、ほとんどの案件が紙の文書でやってくるので、この方法が便利なのです。

 書類を入れたクリアホルダーは、以前はブックスタンドに立て、机上に置いて管理していましたが、見栄え重視&机の上からノイズになるものを減らすという観点から、現在はブックスタンドごと深めの引き出しの中に入れてしまっています。そのため、机の上に置いているときは縦長で管理していましたが、現在はクリアホルダー自体を横長置きにしています。

 クリアホルダーは、大きく「今日」「待ち」「今週」「来週」「来月」「済」の6つに区分し、それぞれ仕切(色の付いたクリアホルダーに厚紙を入れ、インデックスを貼り付けたもの)によって区分しています。それぞれの具体的な内容は次のとおり。

  • 今日
    • 少なくとも一部でも今日やる必要がある仕事。
    • すべて完了すれば、「済」に移動。
    • 今日やるべき部分が完了すれば、「今週」に移動。
    • 誰かに依頼すれば、「待ち」に移動。
  • 待ち
    • 誰かに依頼したもののうち、今日中にはレスポンスがあると思われるもの。
    • 自分でもやる作業がある場合は、「今日」に入れる。
    • 今日中にレスポンスがないようなら「今週」に入れる。
  • 今週
    • 今週中にやる必要がある仕事。
    • 「今日」の中が一つもなくなったら、「今週」の中にあるものを、適宜「今日」に移す。
  • 来週
    • 来週以降にやる仕事。
    • 原則として、手は付けない。
  • 来月
    • 来月以降にやる仕事。
    • 原則として、手は付けない。
    • 作業が終了したもの。基本的にストック。
    • ある程度貯まったところで、共有文書として保管するか、手持ちの資料とするか、捨てるかする。


 出社してきたら、「今日」「待ち」「今週」の中を念のため確認し、問題がなければ、「今日」の中のものだけを机の上に出し、ざっと眺めてどれから手を付けるか決め、それ以外のものはノイズになるので引き出しにしまってしまいます。着手した作業が終了したら、そのクリアホルダーを適宜の場所に入れ(今日やるべき仕事が終わったのなら「今週」、完了したのなら「済」など)、新たなクリアホルダーを「今日」から抜き出して作業します。

 新しい仕事が来たら、すぐに対応すべき点はその場で対応し、それが済んだらクリアホルダーに入れ、追加作業の要否や期限等に基づき、6つの区分のどこかに入れます。

 「今日」「待ち」「今週」は、時間があれば一日に何度か確認し、優先順位を入れ替えるようにしています。

 業務が終了したら、「今日」から「来月」まで一通り目を通し、必要があれば区分を変更した後、明日やるべきことを確認して「今日」に移してから帰ります(時間がないときは翌朝の最初にやることもありますが)。

 「済」については、時間がある時に整理します。ほとんどは部署の共有文書として保存されますが、その必要がないもので、個人的に持っておきたいものは個人資料として保管し、それ以外のものは廃棄します。


 だいたいこんな感じです。文章でかくと分かりづらいですが、そんなに大したことはしていません。前にもちょっとお話ししましたが、GTD+Rをクリアホルダーでやっている感じです。