タスク管理の補助システム「トレイ」

　先日ご紹介したクリアホルダーによる書類管理の補助システムとして、「スタッキングトレイ」を使用しています。

　ポイントは、トレイを2段にしていること。

　上段のトレイは、いわゆるInBoxとして使用します。自分の手元に届いた書類は、すべて一時的にこのトレイに入れてもらうようにしています。

　下段のトレイは、「とりあえず」置き場です。
　InBoxに入れられた書類は、可能な限りすぐに目を通し、その場で「すぐ処理する」「とりあえず置いておく」「捨てる」の判断をします。このうち、「とりあえず置いておく」ものを置いておくのが、下段トレイです。
　とにかく、急ぎ処理する必要がないものは、みんな下段トレイに突っ込みます。即座に捨てる判断ができなかったものも、とりあえず入れてしまいます。
　後で時間が出来たとき、下段トレイのものを引っ張り出して、じっくり中身を確認し、クリアホルダーに入れて業務フローに入れるなり、資料として保存するなり、捨てるなりを行います。

　上段と下段に分けることで、自分がまったく目を通していない書類がすぐに分かり、作業漏れの可能性が低くなります。
　また、緊急案件の書類については、すぐに対応しないと命取りとなるので、InBoxに入った書類はできるだけ早く目を通すことが必要ですが、InBoxを常にきれいにしておけば、新しい書類が来てもすぐ分かりますし、「すぐに元のようにきれいにしなければ」という意識も自然に働くように思います。